Aplicație de pontaj: ce cere legea și ce variantă alegi

Pontajul e una dintre primele lucruri pe care le cere un inspector de muncă la control, iar o evidență ținută pe bucăți (o condică la birou, mesaje pe WhatsApp de la șantier, un tabel la contabil) e greu de pus cap la cap. Mai jos e ce cere legea, ce poți folosi și când merită o aplicație făcută pe felul în care lucrează firma ta.

Ce cere legea pentru pontaj

Codul muncii, la articolul 119, obligă angajatorul să țină la locul de muncă evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și ora de sfârșit a programului, și s-o arate inspectorilor de muncă de câte ori o cer. Pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează de acasă, evidența se ține după un acord scris cu ei.

Evidența servește la verificarea limitelor de timp de lucru din același cod:

Lipsa evidenței e contravenție și se amendează, după art. 260 din Codul muncii.

Și dreptul european merge în aceeași direcție. În cauza C-55/18, din mai 2019, Curtea de Justiție a UE a decis că statele trebuie să le ceară angajatorilor un sistem obiectiv, fiabil și accesibil care să măsoare timpul de lucru zilnic al fiecărui lucrător. Fără el, nu se poate verifica dacă limitele și pauzele sunt respectate.

Hârtie, tabel sau aplicație?

Cel mai des, problema nu e forma, ci momentul: pontajul trebuie făcut în ziua respectivă, nu reconstituit la sfârșit de lună.

Ce trebuie să facă o aplicație de pontaj

Pe lângă apăsarea pe „Am început” și „Am terminat”, o aplicație bună:

• ține istoricul modificărilor: cine a corectat o oră, când și de ce;
• separă tipurile de ore: normale, suplimentare, de noapte, de weekend;
• leagă orele de concedii și absențe, ca totalul lunii să iasă singur;
• merge pe telefon, inclusiv cu semnal slab, pentru oamenii de pe teren;
• exportă pentru salarizare, în formatul pe care îl cere contabilul sau programul de salarii;
• are roluri: angajatul își vede orele, șeful de echipă le aprobă, contabilul le exportă.

GPS, cameră și amprentă: ce spune GDPR

Pontajul se poate verifica în mai multe feluri, dar fiecare are reguli.

Localizarea (GPS). Monitorizarea angajaților prin mijloace electronice e permisă, după art. 5 din Legea 190/2018, doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile: interesul angajatorului e justificat și cântărește mai mult decât drepturile angajaților, angajații au fost informați complet și dinainte, sindicatul sau reprezentanții au fost consultați, metodele mai puțin intruzive s-au dovedit insuficiente, iar datele se păstrează proporțional cu scopul, de regulă cel mult 30 de zile. În practică, locația se verifică doar în momentul pontajului, la intrare și la ieșire, nu tot timpul.

Camera. Aceleași condiții, plus informarea vizibilă la intrare.

Amprenta și recunoașterea facială. Folosite pentru identificare, sunt date biometrice, o categorie specială în art. 9 din GDPR, permisă doar în condiții stricte. Pentru pontaj există aproape mereu ceva mai puțin intruziv (un card, un cod, aplicația de pe telefon), așa că sunt greu de justificat.

Aplicație gata făcută sau făcută pe măsură?

O aplicație gata făcută e alegerea bună pentru un program standard: oameni care intră și ies, ture, concedii, export pentru salarii. Pornește în câteva zile și se plătește lunar, de obicei pe angajat. Înainte să alegi, cere un export de probă și arată-l contabilului.

O aplicație făcută pe măsură merită când pontajul e legat de restul firmei:

• orele se trec pe șantier, pe proiect sau pe client, ca să știi cât te-a costat fiecare lucrare;
• orele lucrate la client trebuie să ajungă în factură;
• ai reguli proprii de spor, ture sau aprobare pe care aplicațiile standard nu le acoperă;
• plătești deja abonamente pe angajat la trei programe care nu comunică între ele.

Se plătește o dată la construire, plus găzduirea, iar datele stau la tine. Cum se compară cele două, pe termen de câțiva ani, e explicat în ghidul software la comandă sau program gata făcut, iar prețurile aplicațiilor interne, în cât costă o aplicație web.

Lista de verificare

1. Orele se trec în ziua respectivă, cu ora de început și de sfârșit.
2. Fiecare modificare are autor, dată și motiv.
3. Orele suplimentare, concediile și absențele apar separat.
4. Totalul lunii se exportă în formatul cerut de salarizare.
5. Angajații au fost informați în scris despre cum se face pontajul și ce date se strâng.
6. Dacă folosești GPS sau cameră, ai făcut pașii din art. 5 al Legii 190/2018.

Construim aplicații de pontaj ca aplicații web care merg pe telefon, legate de proiectele, salarizarea sau facturarea voastră. După prima discuție primești în scris ce ar include, cât costă și în cât timp se face. Detaliile sunt pe pagina de dezvoltare web.