Aplicație de gestiune a stocurilor: gata făcută sau la comandă

Stocul greșit costă în două feluri: vinzi ce nu ai și clientul pleacă supărat, sau ai pe raft ce nu se vinde și banii stau blocați. Cele mai multe firme mici încep cu un tabel, apoi trec la un program, iar unele ajung la o aplicație proprie. Mai jos e cum alegi și ce trebuie să facă evidența, oricare ar fi ea.

Semne că tabelul nu mai ajunge

• mai mulți oameni modifică același fișier și nu se mai știe cine a schimbat ce;
• vinzi în magazin și online, iar stocul de pe site nu e cel real;
• la inventar ies diferențe pe care nu le poți explica;
• nu știi ce produse stau de luni de zile pe raft;
• contabilul îți cere situația stocului pe o lună trecută și nu o poți reface.

Dacă recunoști două dintre ele, e timpul pentru un program.

Cele patru variante

Ca reper de preț, SmartBill cere pentru pachetul Gestiune plus Facturare de la 16,32 € pe lună plus TVA. Pachetul include gestiunea stocurilor, inventarul, codurile de bare, raportarea SAF-T pentru stocuri și legătura cu casele de marcat; varianta Gestiune Plus adaugă alerte de stoc minim, stocuri în consignație și analiza vechimii stocului.

Ce trebuie să facă orice evidență a stocului

Indiferent de program, verifică aceste funcții:

1. Fișa produsului: cod, cod de bare, unitate de măsură, preț de achiziție și de vânzare, cota de TVA.
2. Recepția: intrarea mărfii din factura furnizorului, cu nota de recepție.
3. Ieșirea automată: fiecare factură, bon sau comandă online scade stocul fără intervenție.
4. Mai multe gestiuni: depozit, magazin, mașina unui agent, cu transferuri între ele.
5. Loturi și termene de expirare, dacă vinzi alimente, cosmetice sau medicamente; serii, dacă vinzi electronice.
6. Inventarul de pe telefon, cu scanarea codurilor și diferențele calculate automat.
7. Alertă de stoc minim, înainte să rămâi fără.
8. Istoric: cine a modificat ce și când.
9. Rapoarte: valoarea stocului, rotația, produsele fără mișcare.
10. Exportul pentru contabil și pentru SAF-T.

Ce cere legea: inventarul și SAF-T

Două obligații fac din evidența stocului mai mult decât o comoditate:

Inventarierea. Legea contabilității cere, la articolul 7, inventarierea la începutul activității, cel puțin o dată în cursul fiecărui exercițiu financiar și la fuziune, divizare sau lichidare. Cu un program care știe stocul scriptic, inventarul înseamnă să numeri și să scanezi; diferențele le calculează programul.

SAF-T pentru stocuri. În declarația D406, secțiunea de stocuri nu se depune lunar, ci doar la cererea ANAF, în termenul stabilit de inspectori, de cel puțin 30 de zile. Datele se dau însă separat pentru fiecare lună sau trimestru din perioada cerută. Dacă stocul a fost ținut într-un tabel, reconstituirea unui an întreg e aproape imposibilă; cu un program de gestiune, e un export.

Partea de facturare, cu e-Factura, e explicată separat în automatizarea facturilor.

Când merită o aplicație la comandă

Un program gata făcut acoperă bine comerțul obișnuit: cumperi, depozitezi, vinzi. Merită o aplicație proprie când:

• produci: din materii prime faci produse după rețete, iar stocul de materii prime trebuie să scadă la fiecare lot;
• închiriezi echipamente, care ies și se întorc, cu starea lor și cu programarea;
• vinzi pe mai multe canale care trebuie să vadă același stoc în timp real: magazinul fizic, site-ul, un marketplace, agenții de teren;
• ai pachete și variante complicate: seturi formate din alte produse, mărimi și culori cu coduri separate;
• echipa de teren lucrează de pe telefon, cu fluxuri care nu există în niciun program: încărcarea mașinii, livrări, retururi.

O aplicație web la comandă rulează în browser, pe calculator și pe telefon, citește coduri de bare cu camera și se poate lega de facturare, de magazinul online și de curieri. Cum compari costul cu un abonament, pe trei ani, și cine deține codul și datele e explicat în software la comandă sau program gata făcut. Intervalele de preț pentru aplicații web sunt în cât costă o aplicație web.

Întrebări înainte să alegi

1. Câte produse ai și câte mișcări pe zi?
2. În câte locuri ții marfă și câți oameni modifică stocul?
3. Pe ce canale vinzi și care dintre ele trebuie să vadă stocul?
4. Ai loturi, termene de expirare sau serii?
5. Ce program de facturare folosește contabilul și cum ajung datele la el?
6. Ce trebuie să meargă de pe telefon?

Cu răspunsurile scrise, poți compara două-trei programe în perioada de probă sau poți cere o ofertă pentru o aplicație. Platformele pentru magazine online, cu gestiunea lor, sunt comparate în platforma pentru magazin online.

Construim aplicații web de gestiune a stocurilor pentru fluxurile pe care programele standard nu le acoperă, cu scanare de pe telefon și legături cu facturarea și magazinul online, iar codul și datele rămân ale firmei. Detaliile sunt pe pagina de dezvoltare web.