Caiet de sarcini pentru site: model și ce scrii în el

Fără un caiet de sarcini, trei agenții primesc aceeași cerere, „vreau un site de prezentare”, și trimit trei oferte pentru trei site-uri diferite: una cu cinci pagini dintr-o temă, una cu design de la zero și texte scrise de ei, una cu blog și trei limbi. Prețurile nu se pot compara, iar la predare nu e clar ce trebuia livrat. Caietul de sarcini rezolvă asta: scrii o dată ce îți trebuie și toate ofertele răspund la același lucru.

Ce este un caiet de sarcini pentru site

E un document de două-trei pagini în care descrii site-ul pe care îl vrei, în cuvintele tale, înainte să ceri oferte. Agențiile îi mai spun „brief”. Nu trebuie să conțină termeni tehnici și nici să aleagă tehnologia: spune ce trebuie să obțină site-ul, iar agenția propune cum.

Un caiet de sarcini bun face trei lucruri:

1. Ofertele devin comparabile, pentru că toate răspund la aceleași cerințe.
2. Proiectul începe mai repede, pentru că agenția nu mai pune aceleași întrebări de la zero.
3. Predarea se verifică ușor: ce scrie în caiet și în ofertă trebuie să existe pe site.

Ce conține

Modelul, gata de completat

Copiază textul de mai jos într-un document și completează ce știi. Ce nu știi, lasă gol sau scrie „aștept o propunere”.

CAIET DE SARCINI – SITE [NUMELE FIRMEI]

1. Despre noi
   Ce facem:
   Unde (oraș, zonă, online):
   Site actual (dacă există):
   Persoana de contact pentru proiect:

2. Ce trebuie să obțină site-ul
   Acțiunea principală a vizitatorului (sună / cere ofertă / cumpără / programare):
   Acțiuni secundare:
   Cum măsurăm că merge (de exemplu: cereri de ofertă pe lună):

3. Clienții noștri
   Cine sunt:
   Ce caută când ajung pe site:
   Limbi:

4. Pagini (în ordinea importanței)
   Obligatorii:
   De dorit, dacă bugetul permite:

5. Funcții
   Obligatorii:
   De dorit:
   Programe cu care trebuie legat site-ul (CRM, facturare, calendar):

6. Conținut
   Textele le scriem noi / le scrie agenția / împreună:
   Pozele le avem / trebuie făcute / din bănci de imagini:
   Logo și culori: avem / nu avem:

7. Exemple
   Site-uri care ne plac și de ce:
   Concurenți:

8. Partea tehnică
   Domeniu (pe numele cui e):
   Găzduire și email existente:
   Cine modifică textele, prețurile și pozele după lansare:

9. Partea legală
   Ce date colectează site-ul (formulare, comenzi, newsletter):
   Plăți online: da / nu

10. Termen și buget
    Data dorită de lansare:
    Buget (interval):

11. După lansare
    Modificări: le facem noi / le face agenția:
    Mentenanță și SEO: da / nu / aștept o propunere

12. Ce vrem să primim în ofertă
    Prețul total și ce include, termenul pe etape, garanția,
    costurile anuale după lansare, ce plătim pentru modificări.

Cum scrii secțiunile care contează cel mai mult

Scopul. Un site „modern și profesional” nu e un scop. „Vreau 20 de cereri de ofertă pe lună din București” sau „vreau ca clienții să-și facă singuri programarea, ca să nu mai răspund la telefon toată ziua” sunt scopuri, iar agenția poate construi spre ele.

Paginile și funcțiile, în ordinea importanței. Împarte-le în obligatorii și de dorit. Dacă oferta iese peste buget, știi ce tai fără să pierzi ce contează. Ce pagini are de obicei un site de prezentare: Ce trebuie să conțină un site de prezentare.

Conținutul. Scrie clar cine aduce textele și pozele și până când. Un design poate fi gata într-o săptămână, dar site-ul nu se lansează până nu are ce să arate. Dacă vrei ca agenția să scrie textele, spune-o din caiet, ca să apară în preț.

Cine modifică după lansare. Dacă vrei să schimbi singur prețurile, meniul sau programul, scrie asta: decide platforma mai mult decât orice altă cerință. Diferența, pe larg: WordPress sau site pe cod.

Bugetul. Un interval ajută mai mult decât „cât mai ieftin”. Fără el, agențiile ghicesc, iar ofertele ies fie prea sărace, fie prea scumpe. Ca reper: Cât costă un site web.

Ce nu trebuie să lipsească din contract

Caietul de sarcini descrie site-ul; contractul spune cine răspunde de ce. Câteva clauze care evită cele mai multe neînțelegeri:

• Drepturile asupra site-ului. Legea 8/1996, la articolul 47, spune că la o operă făcută la comandă drepturile patrimoniale aparțin autorului, dacă nu există o clauză contrară, iar articolul 43 cere ca cesiunea să se poată dovedi în scris. Cere ca drepturile asupra designului, textelor și codului făcut pentru tine să treacă la firma ta, la plata integrală. Temele și pluginurile cumpărate rămân sub licența lor.
• Domeniul, găzduirea și conturile pe numele firmei tale, cu acces de administrator pentru tine.
• Termenele de predare și de acceptare. Același articol 47 cere ca un contract pentru o operă la comandă să prevadă termenul de predare și pe cel de acceptare.
• Ce se întâmplă cu întârzierile de ambele părți, inclusiv când tu trimiți conținutul mai târziu.
• Garanția: cât durează și ce acoperă.
• Modificările: câte runde înainte de lansare și cât costă cele de după.
• Datele personale. Dacă agenția găzduiește site-ul sau vede datele din formulare și comenzi, articolul 28 din GDPR cere un contract care spune ce face cu ele.
• Plata pe etape, legată de ce se livrează, nu de date din calendar.

Greșeli frecvente

• Prea vag: „un site frumos, ca al concurenței”. Fiecare agenție înțelege altceva.
• Prea tehnic: cerințe de tehnologie copiate de undeva, fără să știi de ce. Lasă agenția să propună și să explice.
• Totul obligatoriu: fără o ordine a priorităților, orice tăiere din buget devine o renegociere.
• Fără partea legală: paginile de confidențialitate, cookie-uri și, la magazine, informațiile ANPC se adaugă greu la final. Ce cere legea: Ce cere legea pe un site.
• Fără accesibilitate: un site care poate fi folosit și de oameni cu dizabilități se construiește mai ușor de la început; reperul tehnic e WCAG 2.2. Detalii: Accesibilitatea unui site.

Proiecte finanțate

Dacă site-ul, magazinul sau aplicația intră într-un proiect cu fonduri europene ori naționale, ghidul solicitantului poate cere o descriere a ce cumperi și mai multe oferte de preț comparabile. Un caiet de sarcini scris ca mai sus e baza lor: trimiți același document la fiecare furnizor, iar ofertele răspund la aceleași cerințe. Verifică în ghidul programului ce formă cere finanțatorul.

Dacă nu ai timp să-l scrii

Trimite-ne ce ai, chiar și câteva rânduri. La prima discuție, care e gratuită, trecem prin întrebările din model, iar după ea primești prețul și termenul în scris, cu ce intră în ele. Drepturile asupra site-ului trec la firma ta, domeniul și conturile sunt pe numele tău, iar garanția e de 24 de luni. Detalii pe pagina de web design.